عندما تحاول تحقيق أهدافك الشخصية و / أو المهنية ، فإن أول شيء تقوم بتقييمه هو إنتاجيتك.
هل تدير وقتك بشكل صحيح؟ هل تقوم بفحص العناصر الموجودة في قائمة المهام الخاصة بك؟ أم أنك تجد نفسك متخلفًا عن الركب؟ لو كان كذلك، فهذا المقال موجه اليك.
اكتشف طرقًا قليلة الجهد لزيادة الإنتاجية – سواء كنت تعمل من المنزل أو متوجهاً إلى المكتب.
- كيفية تحسين كفاءة العمل
- اكتشف أنماط إنتاجيتك.
- لا تعدد المهام.
- مسؤول.
- قسم المهام الكبيرة.
- حظر التقويم الخاص بك.
- استخدم تطبيقات الإنتاجية.
- طرق زيادة الإنتاجية في المنزل
- قلل من مصادر الإلهاء.
- التزم بالروتين.
- إعطاء الأولوية للراحة.
- قم بإعداد بيئتك.
- هناك مساحة عمل محددة.
كيفية تحسين كفاءة العمل
1. اكتشف نموذج الإنتاجية الخاص بك.
فقط لأن متوسط يوم العمل بين الساعة 8 صباحًا و 5 مساءً لا يعني أن تلك الأوقات هي أفضل ساعات عملك.
بعضنا أكثر تركيزًا في الصباح الباكر ، قبل شروق الشمس ، والبعض منا من بومة الليل.
أول شيء يجب عليك فعله عندما يتعلق الأمر بكونك منتجًا هو أن تنظر إلى نفسك أولاً – خاصةً عندما تنجز معظم الأشياء أو أقلها. افعل ذلك خلال الأسبوع لأن بعض الأيام تكون بطبيعة الحال أكثر انشغالًا من غيرها.
سيسمح لك تحديد التواريخ والأوقات “الحلوة” هذه بالتخطيط بشكل أفضل ليومك وتنفيذ المهام بشكل أسرع دون المساس بالجودة أو الدقة.
على سبيل المثال ، أقوم بتصميم أيام الإثنين لتضمين بعض المهام التي تتطلب مجهودًا منخفضًا لأنني أحضر الاجتماعات وأغادرها باستمرار. هذا يجعل من الصعب القيام بأي شيء يتطلب التركيز الكامل. لذلك ، فإن المهام التي أجدها قصيرة وسريعة.
يوم الثلاثاء ، من ناحية أخرى ، هادئ للغاية وسأبذل قصارى جهدي بين الساعة 10 صباحًا و 1 مساءً. مع أخذ ذلك في الاعتبار ، أقوم بمهام ثقيلة مثل البحث والكتابة.
بمجرد أن تعرف أوقاتك الأكثر إنتاجية ، يمكنك تخصيص المشاريع وفقًا لذلك واستخدام هذا الوقت للمهام الصعبة.
يعتقد الكثير منا أننا كسالى أو غير فعالين ، لكن الحقيقة هي أننا لا نستمع إلى أجسادنا. يمكن أن يكون تحديد أوقات اليوم التي تُظهر أفضل ما لديك هو المفتاح لزيادة الحافز والإنتاجية في العمل.
بمجرد القيام بذلك ، كل ما عليك فعله هو تعديل جدولك وفقًا لذلك.
2. لا تعدد المهام.
يبدو أننا حصلنا جميعًا على المذكرة عندما كنا صغارًا أن تعدد المهام هو الإنتاجية القصوى. كما اتضح ، هذا ليس هو الحال. في الواقع ، تُظهر الأبحاث الحديثة أن محاولة القيام بمهام متعددة يمكن أن تجعلك أقل إنتاجية.
في حين أن التبديل بين المهام المتعددة قد يبدو أسرع ، إلا أنه يستغرق وقتًا أطول لأن الدماغ يمكنه التركيز فقط على نشاط واحد في كل مرة. لذلك ينتهي عقلك بمضاعفة العمل لإعادة التركيز على كل مهمة.
هل سبق لك أن أجريت محادثة مع صديق ، لكنك أدركت لاحقًا أنك لم تنتبه لما كان يقوله لأنك مشتت؟ عندما يتعلق الأمر بتعدد المهام ، فقد لا تدرك ذلك وينتهي بك الأمر إلى ارتكاب الأخطاء.
أفضل شيء تفعله هو تركيز طاقتك واهتمامك على مهمة واحدة في كل مرة. سوف تزيل الانحرافات وتسمح لعقلك أن يكون أكثر حضوراً.
ستجد أن منح نفسك مساحة كافية يقصر وقت الانتهاء ويحسن الجودة الإجمالية لعملك.
3. كن مسؤولا.
يمكن أن تكون المساءلة محركًا رئيسيًا لإنتاجية الأهداف الشخصية والمهنية. إنهم يذكرونك دائمًا بـ “لماذا” ويعملون كحافز للاستمرار.
في العمل ، يجب أن تكون هذه المسؤولية مفروضة على الذات ، إلا إذا كان لديك زميل أو فريق يمكنك الاعتماد عليه.
يبدو المسؤول مثل هذا:
- اقتطع وقتًا في التقويم لإكمال مهام محددة.
- اضبط مؤقتًا لمدة ساعة لإكمال المهمة.
- جدولة تذكير.
- حدد موعدًا نهائيًا ، حتى لو كانت مهمتك أو مشروعك لا يتطلب ذلك.
يمكن أن يكون وجود شريك مساءلة مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تعمل من المنزل. ربما يجتمع فريقك معًا يوم الاثنين ويعملون معًا لمدة ساعة ، حتى في صمت ، عبر Zoom.
أو يمكنك مقابلة زملائك مرة واحدة في الأسبوع لإطلاع بعضكما البعض على التقدم المحرز في المشاريع القادمة.
سواء كانت شخصية أو مشتركة ، يمكن للمساءلة أن تزيد إنتاجيتك بشكل كبير.
4. تقسيم المهام الكبيرة.
تخيل أن لديك مشروعًا ذا تأثير كبير في غضون أسابيع قليلة. في كل مرة تفكر فيها ، تتخيل المشروع ككل ومدى قربك من الانتهاء. هذه وصفة لكارثة.
للحفاظ على الكفاءة ، من المهم تقسيم المهام إلى أجزاء صغيرة قابلة للتنفيذ. سيؤدي ذلك إلى تقليل (أو التخلص) من القلق المرتبط غالبًا بالعمل نفسه ويبقيك متحمسًا بينما تصل إلى مراحل مهمة.
5. حظر التقويم الخاص بك.
لا يوجد شيء أكثر إحباطًا من محاولة الدخول في الثغرة فقط ليتم مقاطعتها من خلال اجتماع في اللحظة الأخيرة أو إشعار Teams.
تتمثل إحدى طرق حماية وقتك في حجب التقويم الخاص بك في أوقات محددة للعمل في قائمة المهام الخاصة بك. سيؤدي ذلك إلى إنشاء الحدود اللازمة لتجنب الانقطاعات ، مع تحديد التوقعات أيضًا لزملائك حول موعد تواجدك.
إذا اتصلوا بك خلال هذا الوقت ، فلا داعي للرد على الفور.
والأفضل من ذلك ، قم بتشغيل “عدم الإزعاج” في تطبيق المراسلة الجماعية لإعلامه بأنك غير متاح.
تتطلب منك معظم استراتيجيات تحسين الإنتاجية اتباع نهج استباقي وليس رد فعل. هذا هو المكان الذي تكون فيه الفوائد فورية.
6. استخدام تطبيقات الإنتاجية.
إذا فشل كل شيء آخر ، فقد يكون هناك تطبيق يمكن أن يساعدك على أن تكون أكثر إنتاجية.
تختلف تطبيقات الإنتاجية من حيث الغرض والوظيفة. يركز البعض على إدارة الوقت ، بينما يركز البعض الآخر على التنظيم. فيما يلي بعض أفضل الخيارات:
- Toggl – مؤقت يتم استخدامه عند استخدام طريقة تركيز Pomodoro وتتبع مقدار الوقت الذي تستغرقه كل مهمة لإكمالها.
- الفكرة – مساحة عمل رقمية لتخزين المستندات وقوائم المهام والمزيد.
- اليقظة – تطبيق لإعادة المعايرة أثناء الراحة.
طرق زيادة الإنتاجية في المنزل
1. الحد من الانحرافات.
يمكن أن تكون عوامل التشتيت عائقًا كبيرًا أمام الإنتاجية ، وهذا هو سبب أهمية الحد منها قدر الإمكان.
أثناء قراءتك لهذا ، ربما تفكر في أشياء مثل وسائل التواصل الاجتماعي والتلفزيون. هذه أيضًا سيئة ، ولكن هناك بعض المشتتات غير المرغوبة التي يجب مراعاتها.
أولاً ، رفقاء السكن – سواء كانوا يتحدثون إليك مباشرة أو خلف الكواليس ، يصعب تجاهلهم. إذا استطعت ، فتأكد من عزل نفسك خلال الساعات الأكثر إنتاجية للتأكد من أنه يمكنك إنجاز العمل.
نصيحة محترف: إذا لم تتمكن من الفصل ، ارتدِ سماعات الرأس لحجب الضوضاء.
التالي هو حيوانك الأليف. بالتأكيد ، إنها فراء ولطيفة ، ولكن يمكن أن يصبح ذلك فوضويًا بسرعة عندما تكون عدسات مكبرة أو تتوسل لجذب الانتباه.
أخيرًا ، هاتفك. إنه على الأرجح ما تلمسه عندما ترفع عينيك عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ولكنه يمنعك أيضًا من العودة.
تتمثل إحدى طرق تجنب ذلك في إبقاء هاتفك بعيدًا عن منطقة عملك. إذا كنت قلقًا بشأن تفويت مكالمة ، فقم بتشغيل الرنين العالي للتأكد من سماعها.
يمكن أن يؤدي تقليل عوامل التشتيت إلى الحد الأدنى إلى حدوث المعجزات في إنتاجيتك لأنها نادرًا ما تستغرق وقتًا لا تفكر فيه عادةً.
2. التزم بالروتين.
عندما أعمل خارج وظيفتي اليومية ، يكون ذلك عندما أكون على الأقل إنتاجية.
هذا لأن العقل يحب المألوف. يمكن أن تكون كل خطوة في حياتك اليومية ، بدءًا من الاستيقاظ وحتى الجلوس على مكتبك والاستماع إلى الموسيقى ، بمثابة دليل على سلوكك.
لذلك عندما لا تستطيع الحفاظ على روتين ثابت ، قد يكون من الصعب التركيز والإنتاجية.
قد يبدو الروتين كالتالي:
- ابدأ وانتهي العمل في نفس الوقت كل يوم.
- هناك مساحة عمل محددة.
- خذ فترات راحة كل ساعتين.
- اربط كل يوم عمل بمجموعة من المهام. على سبيل المثال ، الاجتماع يوم الاثنين ، والكتابة يوم الثلاثاء ، وتحليل يوم الأربعاء.
- استمع إلى الموسيقى أثناء إنجاز مهام معينة.
3. إعطاء الأولوية للراحة.
أخذ فترات راحة منتظمة هو مفتاح الحفاظ على الإنتاجية في المنزل.
في المكتب ، يتم تضمين فترات الراحة في البيئة. يمكنك التوقف عن الدردشة مع زميل أو النهوض لتناول وجبة خفيفة أو قهوة. في المنزل ، عليك أن تحدد وقت فراغك ، أو قد تنفد.
يمكن أن يكون الابتعاد عن مكتبك – حتى لمدة خمس دقائق فقط – بمثابة إعادة ضبط ، وتحديث ذهني يمكن أن يساعدك في الواقع على الحفاظ على تركيزك طوال اليوم.
بالإضافة إلى ذلك ، لا يجب أن تبدو فترات الراحة وكأنها فترات راحة لتناول الوجبات. المستطاع:
- سير
- اجلس خارجا
- قم بتمارين التنفس
- ممارسه الرياضه
- ليتمدد
- مجلة
على عكس مخطوطات الموت ، تعتبر هذه الأحداث معززات للطاقة تساعدك على البقاء منتِجًا خلال ساعات العمل.
4. إعداد البيئة الخاصة بك.
تمامًا كما يمكن أن تكون وظيفتك اليومية بمثابة تذكير بإنتاجيتك ، كذلك يمكن لبيئتك. لذلك ، من المهم جدًا أن تعد نفسك لتكون ناجحًا في هذا المجال.
ابدأ بتنظيم مكتبك لإبقائه مرتبًا. في حين أنه يمكن أن يصبح فوضويًا على مدار اليوم ، تأكد من إنهاء كل يوم عمل عن طريق تنظيم عمل اليوم التالي. فكر في الأمر على أنه استثمار صغير في مستقبلك.
يمكن أن تكون الموسيقى أيضًا إشارة رائعة لبدء يومك. المفضلة الشخصية لدي هي قائمة التشغيل Cafe con Leche Spotify. إنه مريح ولكنه متفائل ، مما يوحي بأن وقت العمل قد حان.
سواء كانت موسيقى الجاز أو dembow ، يمكن أن تكون الموسيقى داعمًا كبيرًا للإنتاجية إذا كنت تستخدمها بحكمة.
5. لديك مساحة عمل معينة.
أصبح العمل من المنزل حقيقة طويلة الأمد بالنسبة للكثيرين ، ولكن قد يكون تغيير البيئات أمرًا صعبًا دون قضاء الوقت في إنشاء مساحة عمل فعالة.
سيساعدك وجود منطقة مخصصة للعمل فقط على الحفاظ على تركيزك وتنظيمك. كما أنه سيخلق حاجزًا جسديًا وعقليًا بين الحياة المنزلية والعمل – وهو أمر ضروري عند محاولة الحفاظ على الإنتاجية.
أن تكون قادرًا على التحول فورًا إلى “وضع العمل” أثناء جلوسك على مكتبك يضعك في الإطار الذهني الصحيح لتحقيق أهدافك.
بمجرد التواجد في مكانه الصحيح ، فإن وجود مكان عمل معين سيجعل بالتأكيد من السهل التركيز على عملك مع الاستمتاع بفوائد العمل عن بُعد.
اتبع هذه النصائح وستكون في طريقك لتصبح قوة إنتاجية.